ZMIANY W RADACH NADZORCZYCH SPÓŁEK Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Data publikacji: 10-06-2022

W dniu 4 kwietnia 2022 roku, Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeksu spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 807) [dalej: Ustawa zmieniająca]. Nowelizacja wprowadza przede wszystkim kompleksową regulację dotyczącą prawa holdingowego, a także zmiany w zakresie funkcjonowania rady nadzorczej w spółkach kapitałowych. Gros zmian wprowadzonych Ustawą zmieniającą, wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia jej ogłoszenia, a więc regulacje będą obowiązywać co do zasady od dnia 13 października 2022 roku.

REGULACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ 

Lojalność wobec spółki oraz zakaz ujawniania tajemnic spółki

Oba wymienione obowiązki wynikają z przepisu art. 214¹ Kodeksu spółek handlowych [dalej: k.s.h.]. Obowiązek zachowania lojalności nie został zdefiniowany ustawowo, tym niemniej przyjmuje się, iż oznacza on wymóg zachowania dobrych obyczajów, dobrej wiary i uczciwości. Co istotne, zachowanie lojalności jest elementem pozwalającym na uwolnienie się członka rady nadzorczej od odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną spółce, w przypadku gdy działał w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Z kolei zakaz ujawniania tajemnic spółki, obejmuje swym zakresem zarówno obecnych członków rady nadzorczej, jak i byłych jej członków (przy czym bez znaczenia pozostaje przyczyna wygaśnięcia mandatu). Wskazany obowiązek ma charakter bezterminowy, a ponadto bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że nie jest dopuszczalne uchylenie lub ograniczenie w jakikolwiek sposób zakazu ujawniania tajemnic spółki.

Komitet rady nadzorczej oraz doradca rady nadzorczej

Komitet rady nadzorczej nie jest odrębnym organem spółki, a jedynie wewnętrznym ciałem w radzie nadzorczej. Podstawę prawną dla ustanowienia (oraz likwidacji) komitetu stanowi art. 219¹ k.s.h. Komitety mogą mieć charakter stały lub doraźny, w zależności od potrzeb konkretnego podmiotu. W skład komitetu mogą wchodzić wyłącznie członkowie rady nadzorczej, przy czym ustanowienie tego ciała nie zwalnia członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru. Celem wprowadzenia omawianej instytucji do k.s.h. jest wzmocnienie niezależności podejmowanych decyzji oraz poprawa efektywności i profesjonalizmu rady nadzorczej.[1]

Doradca rady nadzorczej także nie jest odrębnym organem spółki. Rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę. Doradca może także zostać wybrany w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii (przy czym umowa spółki musi zawierać postanowienie, zezwalające radzie nadzorczej na powyżej opisane działania). Korzystanie z doradcy ma mieć w zamierzeniu ustawodawcy charakter doraźny, przy czym nie ma przeszkód, aby wielokrotnie korzystać z usług tego samego doradcy. Umowę z doradcą podpisuje sama rada nadzorcza, nie zaś zarząd spółki.

POSIEDZENIA RADY NADZORCZEJ 

Posiedzenia formalne

Nowelizacją został przede wszystkim sformalizowany sposób zwoływania posiedzeń rady nadzorczej, poprzez określenie treści zaproszenia na posiedzenie, tj.:

• data,
• godzina,
• miejsce posiedzenia,
• proponowany porządek obrad oraz
• sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Ustawa nie wskazuje jednak terminu oraz sposobu wysłania zaproszeń. Te kwestie mogą zostać uregulowane bezpośrednio w umowie spółki. Kompetencje do zwołania posiedzeń rady nadzorczej posiada jej przewodniczący, jednak umowa spółki może przyznać ww. uprawnienie również innym członkom rady nadzorczej.

Żądanie zwołania posiedzenia rady nadzorczej przysługuje także zarządowi lub członkowi rady nadzorczej nieuprawnionemu do jej samodzielnego zwołania, przy czym muszą oni podać proponowany porządek obrad takiego posiedzenia. W takiej sytuacji, przewodniczący rady nadzorczej, zwołuje posiedzenie z zaproponowanym porządkiem obrad, które odbywa się nie później niż w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania żądania. W przypadku, gdy przewodniczący nie zwoła posiedzenia – występujący z żądaniem może je zwołać samodzielnie.

Rada nadzorcza może podejmować także uchwały nieobjęte porządkiem obrad, jeżeli żaden z obecnych członków rady nadzorczej się temu nie sprzeciwi (chyba że umowa spółki stanowi inaczej).

Posiedzenia rady nadzorczej powinny być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego (oczywiście wymóg częstszych posiedzeń może być przewidziany w umowie spółki).

Posiedzenia nieformalne (ad hoc)

Rada nadzorcza może obradować także bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Co istotne, w nieformalnym posiedzeniu rady nadzorczej nie muszą wziąć udziału wszyscy jej członkowie – wszyscy natomiast muszą wyrazić zgodę na takie posiedzenie.

Również w tym przypadku  dla ważności uchwał rady nadzorczej konieczne jest, aby na posiedzeniu była obecna co najmniej połowa jej członków (chyba, że umowa spółki przewiduje surowsze wymagania).

Protokół z posiedzenia oraz większość jaką rada podejmuje uchwały

Zgodnie z art. 222 § 2 k.s.h., uchwały rady nadzorczej są protokołowane, przy czym nowelizacja wprowadziła dodatkowy wymóg, aby do wskazanych protokołów  stosować odpowiednio przepisy dotyczące protokołów zarządu. Zgodnie z odpowiednim stosowaniem art. 208¹ k.s.h. protokół powinien więc zawierać: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków rady nadzorczej i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka rady nadzorczej wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek rady nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej.

W zakresie większości wymaganej do podjęcia uchwały, art. 222 § 4² k.s.h. wprowadził wymóg podejmowania uchwał rady nadzorczej bezwzględną większością głosów, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Z powyższego należy wywnioskować, że umowa spółki może zarówno zaostrzyć wymóg ustawowy, jak i go złagodzić.

BADANIE SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO PRZEZ BIEGŁEGO REWIDENTA

Zgodnie z przepisem art. 219 § 6 k.s.h., w przypadku gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza jest obowiązana (z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem) zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki o terminie posiedzenia rady nadzorczej, którego przedmiotem są sprawy określone w § 3 tego samego przepisu. W czasie tego posiedzenia, biegły rewident (lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej) przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia dotyczącego zdolności spółki do kontynuowania działalności; w razie potrzeby taka osoba udziela też odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.

OBOWIĄZKI INNYCH PODMIOTÓW WZGLĘDEM RADY NADZORCZEJ

Rada nadzorcza, w celu wykonania swoich obowiązków może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze, sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem takiego żądania mogą być także posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych i powiązanych.

Wskazane powyżej informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia są przekazywane radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania (chyba że w żądaniu określono dłuższy termin). Ustawodawca wprowadził jednocześnie zakaz ograniczania przez zarząd członkom rady nadzorczej dostępu do żądanych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.

Aplikant radcowski
Laura Mańkowska

[1] Komentarz do art. 219¹ Kodeksu spółek handlowych, red. Bieniak 2022, wyd. 8/Pabis, Legalis.