POL | ENG | DE

+48 91 577 47 41 office@wgolegal.pl Polish | English | Deutsch

WDROŻENIE PROCEDUR WHISTLEBLOWINGU KROK PO KROKU

Data publikacji: 05-07-2024

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów została ogłoszona dnia 24 czerwca 2024 roku. W praktyce oznacza to, że przepisy w niej zawarte wejdą w życie z dniem 25 września 2024 r. Wyjątkiem będzie wdrożenie przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które wejdą w życie  25 grudnia 2024 roku. Przedsiębiorcy mają niecałe 3 miesiące na wdrożenie procedur umożliwiających pracownikom skuteczne zgłaszanie naruszeń.

Wprowadzając procedurę whistleblowingu pracodawca zapewnia zarówno sobie, jak i pracownikom wczesne wykrywanie problemów w miejscu pracy, co może znacząco wpłynąć na poprawę reputacji i zmniejszenie ryzyka finansowego.

Poniżej przedstawiamy model wdrażania stosownych procedur, od planowania po realizację.

Krok 1: PRZEJRZYSTOŚĆ PROCEDUR ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

1.1. Określenie kanałów zgłaszania nieprawidłowości

Niezbędne będzie ustalenie różnorodnych kanałów, przez które sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości. Mogą to być specjalne skrzynki email, linie telefoniczne, platformy online czy tradycyjne skrzynki na listy umieszczone w biurze, a ich typ powinien być dostosowany do samego miejsca pracy.

1.2. Zapewnienie anonimowości

Celem zachęcenia pracowników do zgłaszania nieprawidłowości, a przez to zapewnienia ich komfortu, kluczowe jest zapewnienie możliwości anonimowego składania zgłoszeń.

1.3. Procedury postępowania ze zgłoszeniami

Pracodawca powinien opracować regulamin jasno określający to, jak zgłoszenia będą przyjmowane, weryfikowane i rozpatrywane. Procedury te muszą być jasno opisane i dostępne dla wszystkich pracowników.

Krok 2: KOMUNIKACJA I SZKOLENIA

2.1. Informacje ogólnodostępne dla pracowników

Każdy pracownik powinien być świadomy istnienia procedur whistleblowingu. Należy regularnie informować o tym, przykładowo za pomocą wewnętrznych komunikatów, plakatów lub podczas spotkań zespołowych.

 2.2. Szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej

Zorganizowane szkolenia dla pracowników powinny zwracać szczególną uwagę na zasady zgłaszania nieprawidłowości, znaczenie ochrony sygnalistów oraz korzyści płynące z transparentności w organizacji. Ważne jest także odpowiednie przygotowanie bezstronnej osoby lub osób w strukturze organizacyjnej, która będzie uprawniona do rozpatrywania zgłoszeń.

Krok 3: OCHRONA SYGNALISTÓW ORAZ MONITOROWANIE

3.1. Zakaz represji

W przypadku, gdy sygnalista w momencie dokonania zgłoszenia miał uzasadnione podstawy, aby sądzić, że jego zgłoszenie jest prawdziwe, jest on chroniony przed wszelkimi działaniami odwetowymi, przy czym do takich działań zaliczamy między innymi przeniesienie na niższe stanowisko lub pominięcie przy awansowaniu.

3.2. Rejestr zgłoszeń i audyty

Zasadne jest rejestrowanie i monitorowanie zgłoszeń oraz przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych, aby stale weryfikować, czy procedury dotyczące ochrony sygnalistów zostały skutecznie wdrożone i są należycie przestrzegane.

Wprowadzenie efektywnych procedur whistleblowingu w firmie to kluczowy krok w kierunku zwiększenia ochrony etycznych standardów. Aby zapewnić skuteczność wdrażania procesu, zachęcamy do korzystania z profesjonalnej pomocy prawnej. Wspólnie stworzymy bezpieczne i transparentne środowisko pracy.

Magdalena Mięczewska

skontaktuj się Z NAMI

zadzwoń

+48 915 774 741

adres biura

ul. Felczaka 16/1, Szczecin

social media

nasza lokalizacja

WGO Legal adres mapa dojazdu