Data publikacji: 01-03-2023

E-Doręczenia zostały wprowadzone na podstawie Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie 5 października 2021 r. [dalej: „Ustawa”]. Usługa e-doręczeń zakłada otrzymywanie i wysyłanie korespondencji bez konieczności korzystania z papierowej wersji dokumentów. Ponadto jest ona równoważna prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Dodatkowo ich założeniem jest usprawnienie obiegu korespondencji, przy wykorzystaniu instytucji e-Doręczeń. Istotne jest również to, że korespondencja będzie mogła być wysyłana z każdego miejsca na świecie, wystarczy tylko urządzenie z dostępem do Internetu.  Ustawodawca zapewnia, że usługa jest bezpieczna, a adresy w bazie (BAE) są wiarygodne, gdyż sprawdzono tożsamość ich właścicieli. Wszelkie pisma, dokumenty i inne informacje, które zostały przesłane za pomocą e-Doręczeń, będą opatrzone datą wysłania, doręczenia oraz odczytania.

 Czym jest baza adresów elektronicznych (BAE):

BAE (baza adresów elektronicznych) to rejestr prowadzonym przez ministra cyfryzacji. Znajdziemy w nim zarówno adresy do doręczeń elektronicznych podmiotów podlegających obowiązkowi posiadania skrzynki do e-Doręczeń, jak i również wszystkich pozostałych zainteresowanych posiadaniem własnego adresu elektronicznego.

Wpis adresu do e-doręczeń do BAE następuje automatycznie z chwilą aktywacji ADE (adresu doręczeń elektronicznych). Tym samym stanowi żądanie doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Oznacza to, że od momentu wpisu do BAE cała korespondencja urzędowa będzie wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych.

E-doręczenia i założenia projektu

Docelowo podmioty publiczne będą nadawać korespondencje jedynie w formie elektronicznej. Zaś podmiot wpisany do KRS, jak i przedsiębiorca prowadzący działalność, wpisany do CEIDG, będzie zobowiązany do posiadani adresu do e-Doręczeń. Dodania go do BAE oraz wykorzystywania adresu do komunikacji w sprawach związanych z działalnością gospodarczą. Należy podkreślić, że przypisanie adresu do właściciela jest jednoznaczne i nie może być zmienione w ciągu całego cyklu życia adresu.

Tym samym adresem do doręczeń elektronicznych nie jest adres e-mail. Jest to natomiast indywidualnie wygenerowany adres. Każdy podmiot ma swój własny, indywidualny adres do e-Doręczeń, co zapobiega niewłaściwej identyfikacji właściciela.

Nowe zasady dotyczące doręczeń

Ustawa przewiduje również wystawianie dowodów wysłania i otrzymania przez wyznaczonego operatora. Zgodnie z art. 41 ust. 1 Ustawy, dowód otrzymania korespondencji jest wystawiany po:

• odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych – podmiotu niepublicznego;
• wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych – podmiotu publicznego;
• upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu
• Urzędy i inne podmioty publiczne zaczną korzystać z e-Doręczeń w następującej kolejności
• w terminie ogłoszonym w komunikacie przez Ministra Cyfryzacji. Jednak nie później niż 1 stycznia 2024 r. – organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; uczelnie wyższe, PAN; jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
• od 1 października 2029 r. – jednostki samorządu terytorialnego i ich związki w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi pocztowej, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, świadczonej przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny
• od 1 października 2029 r. – sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna
• od 1 stycznia 2025 r. – pozostałe podmioty publiczne.

E-doręczenia: ważne aspekty dla przedsiębiorców

Na dzień dzisiejszy przedsiębiorca nie jest w zobowiązany do posiadania adresu do e-Doręczeń. Jest on jedynie do tego uprawniony, jednak zwróć szczególną uwagę na poniższe terminy dotyczące obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń:

• nowi przedsiębiorcy, którzy rejestrują się w KRS ‒ nie później niż 1 stycznia 2024 r.;
• przedsiębiorcy, którzy byli zarejestrowani w KRS przed 5 lipca 2022 r. W terminie 3 miesięcy od daty, którą ogłosi Minister Cyfryzacji;
• nowi przedsiębiorcy, którzy rejestrują się w CEIDG ‒ od 1 lutego 2023 r.;
• przedsiębiorcy, którzy zmieniają wpis w CEIDG ‒ od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.;
• wszyscy przedsiębiorcy w CEIDG ‒ od 1 października 2026 r.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres.

Czy zagraniczne spółki, które prowadzą działalność w Polsce, ale nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, będą miały obowiązek założyć adres do e-Doręczeń?

E-doręczenia: istotne informacje

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zobowiązuje takich spółek, aby miały adres do e-Doręczeń. Mówi wyraźnie o  podmiotach wpisanych do KRS. Jednak spółki, które prowadzą działalność w Polsce, mogą uzyskać taki adres, jeśli mają  polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Ponadto, jeśli np. jesteś osobą wykonującą zawód zaufania publicznego, oraz chcesz działać przez usługę e-doręczeń jako osoba prywatna, musisz założyć oddzielne adresy.  Ustawodawca jasno wskazuję, że dla każdej z tych ról musi być założony osobny adres do e-Doręczeń:

• jako osoba prywatna,
• dla swojej firmy,
• jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Zwróć uwagę, że:

• poczta e-mail nie jest tożsamą usługą ze skrzynką do e-doręczeń,
• co 3 lata dokonuje się wpisania adresu doręczeń elektronicznych do BAE,
• adres do e-Doręczeń, po jego aktywacji i wpisaniu do BAE, stanie się adresem do korespondencji urzędowej twojej firmy. Oznacza to, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie,
• obowiązuje zasada jednego adresu do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu,
• jeśli doszło do przekształcenia spółki cywilnej na spółkę Z o.o. Jeśli jednak firma ma ten sam numer REGON, to nie należy zakładać nowego adresu do e-Doręczeń,
• jeśli zagraniczna spółka, która prowadzi działalność w Polsce (niezarejestrowana w KRS) będzie chciała uzyskać adres do e-Doręczeń, może złożyć wniosek, jednak musi ona posiadać numer NIP.

Julia Gadomska

Masz więcej pytań? Skontaktuj się z prawnikami z WGO Legal w Szczecinie: Kancelaria Prawna Szczecin.